GUARDA E GESTÃO DE ARQUIVOS / CUSTÓDIA

O arquivo físico exige uma organização e metodologia eficiente, apoiada em recursos sólidos. É aconselhável que entre em contato com um técnico da área para ajudá-lo a desenvolver e implementar os seus próprios processos de gestão e arquivo de documentos.

Podemos ajudá-lo a gerir os seus arquivos de forma eficaz e sustentável

Archivist busy with physical records archiving.

O outsourcing da guarda e gestão dos seus arquivos, permitirá a redução imediata de custos. Adicionalmente os nossos procedimentos garantem a total rastreabilidade dos seus documentos. Gerir e preservar os documentos é por si só uma atividade que requer conhecimento e competências especificas, incluindo procedimentos de arquivo, organização, logística, informática, regulamentação ou imobiliário.

Fornecemos um conjunto completo de serviços de guarda e gestão de documentos e arquivos, gerindo o ciclo de vida dos seus documentos, desde a digitalização e/ou armazenamento até a destruição. Uma solução completa que lhe permitirá ganhar foco nas suas funções “core” agilizando os seus processos de negócio.

A nossa solução oferece controlo automático das operações efectuadas e uma capacidade de analisar estatisticamente se o resultado corresponde ao serviço que foi processado.

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Gestão de Arquivos de A a Z

Processos documentais simplificados, facilidade de acesso à informação e elevados níveis de segurança no armazenamento dos seus arquivos podem ser garantidos pela AGS Records Management.
Homme en uniforme et casquette rouge portant une boîte d'archives

RECOLHA/IMPLEMENTAÇÃO

Manuseamento e Transferência

  • Conciliamos os recursos logísticos e humanos, de acordo com os seus requisitos e necessidades

Organização, inventário e colocação dos documentos em contentores

  • Inventário de acordo com a matriz de classificação pré-definida
  • Colocação dos documentos em unidades de instalação (pasta/caixa/contentor documental) adequadas aos seus documentos
  • Produção e colocação de código de barras exclusivo a cada registro (ID único)

Processamento da Informação

  • Processamento do inventário – validação e formatação dos dados
  • Integração na nossa base de dados
  • Disponibilização do inventário em portal web (HTTPS)

A nossa solução oferece controlo automático ou semiautomático e uma capacidade de analisar estatisticamente se o resumo corresponde ao serviço que foi processado.

Classement et stockage d'archives sécurisé

ARMAZENAMENTO SEGURO

Método de Armazenamento

Níveis de Segurança Garantida

  • Deteção e proteção contra Intrusão;
  • Deteção e proteção contra incêndio;
  • Deteção e proteção contra inundação;
  • Controlo de acessos;
  • Controlo do perímetro via CCTV diretamente ligada a central de vigilância 24/24h, 365 dias/ano;
  • Instalações certificadas de acordo com standards da indústria e auditadas por entidades credenciadas
  • Localização aleatória do arquivo/contentores documentais

Confidencialidade

  • Anonimato dos arquivos dos clientes – todos os arquivos são armazenados na Caixa AGS RM (a única identificação diferenciada é a sequência do código de barras colocados em cada caixa)
  • Operação totalmente controlada por sistema informático

Poderá ainda optar por instalar uma solução para armazenamento de documentos/arquivos nas suas próprias instalações.

Transfert de fichier sur le cloud

GESTÃO DOS ARQUIVOS/DOCUMENTOS

Acesso e processamento administrativo

  • Interface Web que permite a gestão direta dos seus arquivos a partir do seu posto de trabalho,
  • • Níveis de acesso diferenciados e personalizados para os seus diferentes colaboradores e departamentos.

Comunição

A AGS Records Management também disponibiliza serviços de digitalização que podem ser pontuais ou de âmbito alargado, dependendo das necessidades ou requisitos de cada cliente.

Destruction d'archives sécurisée

DESTRUIÇÂO CONFIDENCIAL

A destruição aplica-se aos documentos cujo período legal de retenção e/ou conservação expirou ou a documentos que pela sua natureza confidencial precisam ser eliminados.

Diferentes soluções propostas:

  • Reciclagem
  • Trituração e/ou compactação

O que implica:

  • Autorização por escrito para destruição assinada por colaboradores devidamente autorizados e credenciados dentro da organização
  • Produção e entrega do Certificado de Eliminação
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