Records management staff scanning documents

DIGITALIZAÇÃO

A digitalização é essencial para a preservação dos documentos físicos, documentos históricos e desenhos técnicos. A digitalização permite aceder à informação salvaguardando e preservando o suporte original em papel. A AGS Records Management presta este serviço a várias empresas e organizações conceituadas, garantindo assim a preservação dos seus mais valioso bens – os documentos.

Os seus documentos mais importantes merecem ser salvaguardados pela digitalização

numerisation d'images - image numerisation

A AGS Records Management pode garantir o mesmo nível de serviço e qualidade na digitalisation, the custódia dos originais e no processamento da imagem eletrónica.

Cada ficheiro de imagem é cuidadosamente processado para otimizar a facilidade e rapidez na sua consulta.

No mundo atual a digitalização é cada vez mais vital para o sucesso das empresas pois torna o acesso à informação dos documentos quase imediato.

 

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Digitalize, Preserve, Optimize

O nosso departamento de digitalização faz a gestão de todo o processo, desde a recolha dos documentos originais em papel, até à devolução dos seus correspondentes em em suporte eletrónico.
Verification of documents icon

PREPARAÇÃO

Receção, classificação e preparação dos documentos para digitalizar

O primeiro passo do processo consiste em determinar a qualidade e tipologia dos documentos de forma a poderem ser devidamente classificados para depois serem retirados das suas unidades de acondicionamento (pasta, processo, encadernação, outras…) e removidos os clipes e agrafos caso existam.

Digital document storage icon

DIGITALIZAÇÃO

A digitalização dos documentos e a sua estrutura depois de desmaterializados

A digitalização na AGS Records Management é feita em instalações seguras e em salas dedicadas ao processo com controlo de acesso biométrico para segurança das equipas e da informação a tratar. Utilizamos scanner de alta produção, estações de trabalho dedicadas em rede privada, suportadas pelas melhores aplicações de digitalização do mercado.

Document indexation for search icon

INDEXAÇÃO

A Indexação e verificação dos seus documentos eletrónicos

A nossa solução EAS Software integra um sistema de classificação híbrida que suporta a gestão dos documentos físicos simultaneamente com o seu suporte eletrónico.

A indexação dos documentos é definida de acordo com os seus critérios de pesquisa para garantir a facilidade e rapidez de acesso à informação. Os nossos técnicos verificam a imagem e os dados associados para garantir a qualidade dos serviços produzidos, e a sua correspondência aos requisitos específicos de cada cliente.

Securely stored digital documents that's also searchable

PESQUISA

Sistema de Gestão Documental com pesquisas pelos critérios de indexação definidos por cada cliente

Após a digitalização e a indexação, os documentos serão integrados no nosso sistema de Gestão Documental Eletrónica Os utilizadores/clientes (autorizados) poderão assim aceder aos documentos digitalizados de forma rápida e segura. Os documentos originais serão armazenados em instalações seguras, garantido a sua confidencialidade.

O motor de pesquisa do EAS Software examinará os metadados de cada documento integrado e fará o match com os dados pesquisados pelo utilizador que faz a pesquisa.

EAS Software: A nossa tecnologia para pesquisar ou consultar um documento/informação

Um Software exclusivo ao seu alcance, em segundos!

Computer screen with cd on it

EAS Software

O EAS é um software exclusivo, desenvolvido pela equipa AGS Records Management.

Ter um software desenvolvido internamente permite-nos controlar os desenvolvimentos necessários a cada projeto, integrando as especificações dos nosso clientes de forma mais eficiente e em tempo real. O EAS Software disponibiliza de forma integrada, ou seja na mesma plataforma, a gestão e controlo dos arquivos em papel, bem como o acesso e consulta dos documentos digitalizados.

O EAS Software é um portal inteiramente baseado na tecnologia Web e disponibilizado como SaaS. O acesso é controlado através de login + password e por protocolo HTTPS. Graças à sua tecnologia web, basta uma ligação à internet para ter acesso ao portal, sem instalações, configurações, etc..O desenvolvimento desta solução é muito rápido, com um baixo custo e sem qualquer alteração da configuração dos computadores que acedem à plataforma.

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